【全職種】日程調整に関するメール作成プロンプト

忙しい日々の中で意外と時間を取られるのが「日程調整メール」。
特に複数人とのやりとりが必要な場合、文章の書き方にも気を使いますよね。そんな時、生成AIの力を借りれば、失礼のない丁寧なメールをサクッと作成できます。

プロンプトを使うメリット

このプロンプトを使うと、下記のメリットがあります。

• 丁寧で失礼のないメールをすぐに作成できる
• 候補日を含めた自然な文面を自動で生成できる
• 社外・社内どちらのパターンにも対応可能
• 毎回ゼロから書く手間が省け、時間短縮に
  

こんな人におすすめ

• 営業職
• 人事担当者
• スケジュール管理を担当する秘書・アシスタント

利用シーン

• クライアントとの打ち合わせ調整
• 社内会議の日程調整
• 候補日を提示する返信メールの作成

プロンプト内容

下記の手順通りに画像生成AIツールに入力をしてください。

プロンプト（指示文）の使い方

1. 生成AIツールにを開き、以下のプロンプトをコピー＆ペーストする
2. ＿＿欄を入力する
3. 生成AIツールにメッセージ

実際のプロンプト

送信例を、内容に合わせて自由に変更・削除してお使いください。
今回はChatGPTへ送信した回答例を紹介します。

プロンプト内容例①

#命令書:
あなたは、［プロの営業担当者］です。
以下の制約条件と入力文をもとに、最高の［日程調整に関するビジネスメール］を出力してください。
#制約条件:
・［敬語を正確に使う］
・［希望日程を明示する］
・［代替日程も考慮する］
・［連絡先を含める］
・［件名に「日程調整のお願い」を含める］
#入力文：
［株式会社山田に対して、新製品のプレゼンテーションの日程調整を行いたい。希望日程は2023年10月15日または16日。］
#出力文： このタスクで最高の結果を出すために、追加の情報が必要な場合は質問をしてください。

Chat GPTの回答

一瞬で作成してくれました！

まとめ

日程調整メールは、相手への配慮や言葉選びが求められる分、意外と時間がかかる業務です。

生成AIを使えば、そうした細かい気配りも含めて、スムーズに文章を整えることができます。
ぜひ活用してみてください！