【総務】社内向け通知の作成プロンプト

社内向けのお知らせや通知って、意外と時間がかかるものですよね。
言い回しやトーンに気を使うし、何を書けばいいか迷うことも多いです。

そんなときは生成AIにちょっと手伝ってもらうだけで、通知文の作成がぐっと楽になります。

プロンプトを使うメリット

このプロンプトを使うと、下記のメリットがあります。

• 通知文のたたき台がすぐにできるので、作成時間を大幅短縮できます
• 言い回しやトーンが整っているので、誰にでも伝わりやすい通知文になります
• 忙しいときでも「急ぎのお知らせ」が簡単に作成できます

こんな人におすすめ

• 人事担当者
• 総務担当者
• マネージャー・リーダー職
• バックオフィス業務全般の方る秘書・アシスタント

利用シーン

• 全社へのお知らせ（社内イベント、福利厚生、制度変更など）
• 部署ごとの連絡事項
• リモートワークのルール変更通知
• セキュリティやコンプライアンスに関する注意喚起

プロンプト内容

下記の手順通りに画像生成AIツールに入力をしてください。

プロンプト（指示文）の使い方

1. 生成AIツールにを開き、以下のプロンプトをコピー＆ペーストする
2. ＿＿欄を入力する
3. 生成AIツールにメッセージ

実際のプロンプト

送信例を、内容に合わせて自由に変更・削除してお使いください。

#依頼詳細
・社内向けの通知を作成してください。
・目的は従業員に対し、新しい社内ルールや制度を周知することです。
・簡潔かつ分かりやすい文面を希望します。
#出力形式
・件名: 分かりやすく簡潔なタイトル（例：「社内ルール改定のお知らせ」）
・本文: 背景・目的（なぜこの通知が必要か）
変更点（具体的な内容）
施行日（いつから適用されるか）
連絡先（問い合わせ先）
#役割
・総務担当として、従業員に分かりやすく情報を伝える立場で文章を作成してください。
#禁止事項・ルール
・専門用語を多用せず、誰でも理解できるようにする
・長すぎる文章を避け、簡潔にまとめる
・曖昧な表現を避け、具体的に伝える
#参照情報
・変更する社内ルールの概要: 【ここに説明】
・関連する規程: 【ここにリンク】
#補足
・「何が変わるのか？」が一目で分かる構成にしてください。
・社内の関心が高いトピックについては、FAQを添付するとよいです。

今回はChatGPTへ送信した回答例を紹介します。

プロンプト内容例①

#依頼詳細
・社内向けの通知を作成してください。
・目的は従業員に対し、新しい社内ルールや制度を周知することです。
・簡潔かつ分かりやすい文面を希望します。
#出力形式
・件名: 分かりやすく簡潔なタイトル（例：「社内ルール改定のお知らせ」）
・本文: 背景・目的（なぜこの通知が必要か）
変更点（具体的な内容）
施行日（いつから適用されるか）
連絡先（問い合わせ先）
#役割
・総務担当として、従業員に分かりやすく情報を伝える立場で文章を作成してください。
#禁止事項・ルール
・専門用語を多用せず、誰でも理解できるようにする
・長すぎる文章を避け、簡潔にまとめる
・曖昧な表現を避け、具体的に伝える
#参照情報
・変更する社内ルールの概要:
現在のフレックスタイム制度において、コアタイム（10:00〜15:00）を廃止し、完全フレックスタイム制へ移行します。勤務可能時間は6:00〜22:00です。
・関連する規程: https://intra.example.co.jp/flex-guideline
#補足
・「何が変わるのか？」が一目で分かるように。FAQのリンクも通知に含める。

Chat GPTの回答

まとめ

社内制度の変更は、全員に正確かつわかりやすく伝えることが大切です。
今回ご紹介したプロンプトを使えば、誰にでも伝わるシンプルな通知文が簡単に作成できます。