読者在庫が足りなくて業務が止まった…
読者発注ミスで予算オーバーになった…
そんなトラブルを防ぐために必要なのが「正確で素早い在庫管理と発注」です。
でも、毎回チェックして、手作業でメールを作るのは面倒ですよね。
そんなときに使えるのが「ChatGPT × スプレッドシート」の自動化プロンプト。
この記事では、実際に業務で使えるプロンプトと使い方を詳しく紹介します。
プロンプトについて詳しく知りたい方はこちらもチェック▼
プロンプトを使うメリット
以下は、ChatGPTに入力して使える実践的なプロンプトです。
GoogleスプレッドシートのURLを共有して使用します。
- 在庫数に応じて自動で発注リストを生成
- 備品ごとのしきい値（発注基準）を設定できる
- スプレッドシートの内容を元に正確な文章を作成
- 業務の属人化を防ぎ、誰でも同じクオリティで処理可能
- 発注メール文面も自動で作れる
こんな人におすすめ
- 総務職
- 管理部門スタッフ
- 事務職
- 庶務担当者方
利用シーン
- 月次・週次の備品発注業務
- 新人に在庫管理を引き継ぐとき
- チェック漏れ防止としてのダブルチェック用
- 多拠点での備品管理を統一したいとき
プロンプト内容
下記の手順通りに画像生成AIツールに入力をしてください。
プロンプト（指示文）の使い方
- 生成AIツールにを開き、以下のプロンプトをコピー＆ペーストする
- ＿＿欄を入力する
- 生成AIツールにメッセージ
実際のプロンプト
送信例を、内容に合わせて自由に変更・削除してお使いください。
今回はChatGPTへ送信した回答例を紹介します。
プロンプト内容例①
#依頼
あなたは企業の総務部で働く事務スタッフです。
以下のGoogleスプレッドシートには、会社の備品の在庫数と発注基準が記載されています。
【シートの構造】
- A列：品目名
- B列：現在の在庫数（数字）
- C列：発注基準（数字）
- D列：発注単位（例：10個、1箱など）
【タスク】
- 在庫数が発注基準を下回っている品目をリストアップしてください。
- その品目ごとに発注すべき数量を「発注単位」に基づいて計算してください。
- 発注すべき項目を表形式で提示し、簡単な発注メール文面も作成してください。
【スプレッドシートURL】
[ここにGoogleスプレッドシートの共有URLを入力]
#出力形式：
① 発注リスト（表形式）
② 発注メール文（件名・本文あり）
#条件：
在庫数が発注基準未満の品目のみを抽出
メール文は丁寧語で簡潔に
社内宛でも社外宛でも使える汎用文にしてください
Chat GPTの回答
① 発注リスト（例）：
| 品目名 | 在庫数 | 発注基準 | 発注単位 | 発注数量 |
|---|---|---|---|---|
| コピー用紙 | 15 | 20 | 1箱（500枚） | 1箱 |
| ボールペン | 8 | 10 | 10本 | 10本 |
② 発注メール文（例）：
件名：備品の発注依頼（10月分）
本文：
お疲れ様です。総務部の◯◯です。
以下の備品について在庫が発注基準を下回っておりましたので、発注をお願いいたします。
・コピー用紙：1箱（500枚）
・ボールペン：10本
納品は◯月◯日（◯）を希望しております。
ご対応のほど、よろしくお願いいたします。
まとめ
総務の業務は「地味だけど絶対にミスできない」大切な役割。
生成AIとスプレッドシートの連携を活用すれば、誰でも・正確に・効率よく在庫管理と発注ができます。
一度プロンプトを設定しておけば、ルーティン業務の時短が叶います。
業務の属人化も防げるので、チームでの作業にも最適です！
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