読者異動が決まったけど、引継ぎ業務で手一杯……挨拶メールを書く時間がない！
読者社内向けと社外向け、それぞれ失礼のない文章を考えるのが大変…
年度末や期初の異動シーズン、こんな悩みを抱えていませんか？
新しい部署への準備や業務の引き継ぎで忙しい中、一人ひとりに丁寧なメールを作成するのは大きな負担ですよね。
でも、挨拶をおろそかにすると今後の人間関係に響くかもしれません。
そんなときに役立つのが、生成AI（ChatGPT）を使ったメール作成プロンプトです。
目的・相手・トーンをしっかり伝えれば、わずか数秒で自然かつ失礼のない挨拶文が完成します。
この記事では、誰でも簡単に使える「異動・転勤挨拶メール」用のプロンプトをご紹介します。
社内向けと社外向けの使い分けにも対応しているので、ぜひコピペで活用してみてください！
なぜ挨拶メールにAIを使うべきか？
異動・転勤のメールは、“内容よりも失礼がないこと”が大切です。
とはいえ、以下のような悩みは多くのビジネスパーソンが抱えています。
時間の節約と精神的負担の軽減
異動前はとにかく時間がありません。
生成A Iを使えば、構成や敬語の言い回しを考える時間をカットできます。
「書き出しはどうしよう」「結びの言葉はこれでいいかな」と迷う時間がゼロになります。
TPOに合わせた書き分けが完璧
上司や同僚への「少しフランクで感謝を伝えるメール」と、取引先への「失礼がなく、後任を紹介するしっかりしたメール」。
この書き分けも、生成AIを使えば、指示（プロンプト）を変えるだけで一瞬で対応してくれます。
うっかり敬語を間違えるリスクも減らせますよ。
異動・転勤の挨拶メールを自動生成するプロンプト
ここでは、異動や転勤の挨拶メールをAIで作成する際の、プロンプトの作り方のコツをご紹介します。
「誰に・なぜ・どういう内容で送るか」をしっかり伝えることで、より精度の高いメール文を作れます。
プロンプトに含めたい要素
以下の項目を明確に指示すると、精度の高い出力が得られます。
- 異動・転勤の理由（昇進／部署変更／転居など）
- 送る相手（社内全体、特定部署、取引先など）
- トーン（丁寧／カジュアル／感謝を強調など）
- 今後の連絡先や引継ぎ情報（必要に応じて）
次に、この内容を踏まえて、実務でそのまま使えるるプロンプト文と出力例を紹介します。
そのままコピペでも、少しアレンジしてもOKです。
下記の手順通りに生成AIツールに入力してください。
プロンプト（指示文）の使い方
- 生成AIツールにを開き、以下のプロンプトをコピー＆ペーストする
- ＿＿欄を入力する
- 生成AIツールにメッセージを送信する
実際の「異動の挨拶メールを自動生成するプロンプト」
今回は、Geminiに送信したプロンプトとその回答例を紹介します。
プロンプト内容例①
【社内向け】感謝を伝える異動挨拶プロンプト
まずは、今の部署のメンバーや社内の関係者に送る挨拶メールです。
堅苦しすぎず、でも今までのお礼をしっかり伝える内容に仕上げます。
#依頼
あなたは優秀なビジネスパーソンです。
以下の条件に基づいて、社内関係者（同僚・上司・他部署の方）へ送る「異動の挨拶メール」を作成してください。
#制約条件
・件名は一目で内容がわかるように簡潔にしてください。
・トーン＆マナー：丁寧ですが、社内向けなので堅苦しすぎない「です・ます調」で温かみを持たせてください。
・感謝の気持ちと、今後の抱負を含めてください。
・読みやすいように適度な改行を入れてください。
#入力情報
・現在の部署：[現在の部署名、例：営業部 第1課]
・異動先の部署：[異動先の部署名、例：マーケティング部]
・異動日：[日付、例：4月1日付け]
・在籍期間：[期間、例：3年間]
・特に伝えたいこと：[例：チームワークが良くて楽しかった、プロジェクトAでの経験が財産だ、など]
・自分の名前：[あなたの氏名]
#出力形式
件名：
本文：
Geminiの回答
件名： 【ご挨拶】異動のご報告（営業部 第1課 山田太郎）
本文： 社員の皆様 お疲れ様です、営業部 第1課の山田太郎です。
この度、4月1日付けでマーケティング部へ異動することとなりました。
営業部での3年間、皆様には多大なるご指導とご協力をいただき、心より感謝申し上げます。
特に昨年携わったプロジェクトAでは、チーム一丸となって目標を達成できたことが、私にとって大きな財産となりました。
苦しい時も皆様の明るさに助けられ、楽しく仕事をすることができました。
新しい部署では、営業現場で培った経験を活かし、マーケティングの視点から会社に貢献できるよう精進してまいります。
部署は変わりますが、今後とも変わらぬお付き合いをいただけますと幸いです。
本来であれば直接ご挨拶に伺うべきところ、メールにて恐縮ですが、異動のご挨拶とさせていただきます。
本当にありがとうございました。
プロンプト内容例②
【社外向け】後任紹介を含む異動の挨拶プロンプト
次は、取引先やお客様へのメールです。
こちらは「後任者の紹介」や「これまでの感謝」を、ビジネスマナーを守って伝える必要があります。
以下のプロンプトで、隙のないメールを作成しましょう。
#依頼
あなたはビジネスマナーに精通した秘書です。
以下の条件に基づいて、取引先（お客様）へ送る「異動（担当変更）の挨拶メール」を作成してください。
#制約条件
・件名は「会社名＋氏名」を入れ、用件が明確に伝わるようにしてください。
・トーン＆マナー：礼儀正しく、誠実さを感じるフォーマルな敬語を使用してください。
・これまでの感謝を厚く伝えてください。
・後任者の情報をスムーズに案内してください。
#入力情報
・送付相手：[例：取引先各位、または〇〇株式会社 様]
・現在の部署：[現在の部署名]
・異動日：[日付]
・後任者の名前：[後任者の氏名]
・後任者についての補足：[例：経験豊富で信頼できるベテランです、など]
・引継ぎについて：[例：後日改めて後任を連れてご挨拶に伺います]
・自分の名前：[あなたの氏名]
・自分の会社名：[あなたの会社名]
#出力形式
件名：
本文：
Geminiの回答
件名： 人事異動に伴う担当変更のご挨拶（株式会社〇〇 山田）
本文： 取引先各位
平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。 株式会社〇〇 営業部の山田太郎でございます。
私事で大変恐縮ですが、この度4月1日付けの社内人事異動に伴い、貴社の担当を離れることとなりました。
在任中は、公私にわたり温かいご指導とご厚情を賜りましたこと、心より深く感謝申し上げます。皆様のおかげで、多くのことを学ばせていただきました。
後任につきましては、弊社の[後任者の氏名]が担当させていただきます。
[後任者の氏名]は経験も豊富で信頼できる社員ですので、安心してお任せいただければと存じます。
万全の引き継ぎを行っておりますので、何卒ご容赦ください。
なお、後日改めて、後任の[後任者の氏名]とともにご挨拶にお伺いさせていただく予定です。
本来であれば拝眉の上ご挨拶申し上げるべきところ、まずはメールにて略儀ながらご挨拶とさせていただきます。
末筆ながら、貴社の益々のご発展を心よりお祈り申し上げます。
株式会社〇〇 営業部 山田 太郎
生成AIで作成する際の注意点
生成AIで作成するのは非常に便利ですが、送信ボタンを押す前に必ずチェックすべきポイントがあります。
日付と固有名詞は必ず目視で確認する
AIはもっともらしい文章を作るのが得意ですが、入力した「日付」や「名前」を間違って配置したり、架空の情報を入れたりすることが稀にあります（ハルシネーションと言います）。
特に異動日や後任者の名前に間違いがないか、送信前に必ず自分の目で確認してください。
エピソードを一言付け加える
AIが作った文章は完璧ですが、少し「優等生すぎる」場合があります。 「あの時の〇〇プロジェクトではお世話になりました」など、相手との具体的な思い出を一言手動で付け加えるだけで、メールの温度感がぐっと上がり、相手の心に残る挨拶になります。
まとめ
異動の時期は、心も体も忙しくなるものです。 今回ご紹介したプロンプトを使えば、挨拶メールにかける時間を大幅に短縮しながら、礼儀正しく心のこもったメッセージを送ることができます。
記事のポイント
- 社内向けは感謝と今後の抱負をバランスよく。
- 社外向けは後任紹介と丁寧な敬語を忘れずに。
- 最終確認と一言の手書き感で完璧な仕上がりに。
面倒な事務作業はAIにお任せして、残りの時間を大切な人への対面での挨拶や、新しい業務の準備に使ってくださいね。 あなたの新天地での活躍を応援しています！
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