ビジネスメールは会社の印象を左右する、大切なコミュニケーションツールです。
メールを作成するとき、「これで大丈夫かな？」と不安になることはありませんか？
読者この言葉遣いであっているか・・？
この内容できちんと伝わるか・・？
このように悩む人も多いのではないでしょうか。
今回は、AIを使ってビジネスメールを添削してくれるプロンプトをご紹介します。
プロンプトを使うメリット
このプロンプトを使うことで、下記のようなメリットがあります。
- 正しい表現：敬語や、適切な表現にAIが書き直してくれる。
- 伝わりやすさ向上：わかりにくい文章や複雑な表現を修正。
- 時短：自分で何度も見直す手間を省け、スピーディーにメール作成できる。
こんな人におすすめ
下記に当てはまる方に使っていただくのがおすすめです。
- ビジネスメールに慣れていない方、自信がない方
- メールチェックの時間を短縮したい方
- 上司や取引先へのメールに不安を感じる方
ビジネスメール添削プロンプト
下記の手順通りに生成AIツールに入力してください。
プロンプト（指示文）の使い方
- 生成AIツールにプロンプトをコピー&ペーストする
- ______欄を入力する
- 生成AIツールにプロンプトを送信する
実際のプロンプト
送信例を、内容に合わせて自由に変更・削除してお使いください。
#依頼
以下のメールドラフトを添削し、適切なビジネスメールに改善してください。
##メールドラフト
_______________
#役割
ビジネスメールの書き方に関する指導を行う専門家
#形式
プレーンテキスト
#ルール
– フォーマルな文体を使用
– 文体、文法、明瞭性を改善する
– 敬語や礼儀正しい表現を重視
– 誤解を避けるために、わかりやすい表現に変更すること
＃評価・改善
文法の正確性、メッセージの明瞭さ、敬語や礼儀の適切さを基準に改善を提案する
今回は、Chat GPTに送信したプロンプトとその回答例を紹介します。
プロンプト内容例①
上司への社内報告メールを添削
#依頼
以下のメールドラフトを添削し、適切なビジネスメールに改善してください。
##メールドラフト
件名: 進行中プロジェクトの進捗報告
〇〇部長
お疲れ様です。〇〇部の〇〇です。
現在進行中のプロジェクトについて、以下の通り進捗をご報告します。
現状の進捗:
先週までに設計フェーズを完了し、現在は開発フェーズに移行しております。進行状況は計画通り進んでおり、特に大きな問題は発生しておりません。
課題と対応策:
一部、外部パートナーとの連携においてコミュニケーション不足が懸念。そのため、定例ミーティングの頻度を増やし、進捗の可視化を進める予定です。
次のステップ:
今週末までに、テストフェーズに移行できるよう開発を完了させる予定です。必要に応じて進捗の詳細を別途ご報告します。
お忙しい中恐縮ですが、ご確認いただけますと幸いです。何かご指摘や追加で検討すべき点がございましたら、お知らせください。
#役割
ビジネスメールの書き方に関する指導を行う専門家
#形式
プレーンテキスト
#ルール
– フォーマルな文体を使用
– 文体、文法、明瞭性を改善する
– 敬語や礼儀正しい表現を重視
– 誤解を避けるために、わかりやすい表現に変更すること
＃評価・改善
文法の正確性、メッセージの明瞭さ、敬語や礼儀の適切さを基準に改善を提案する
Chat GPTの回答
件名: プロジェクト進捗のご報告について
〇〇部長
お疲れ様です。
〇〇部の〇〇でございます。
現在進行中のプロジェクトにつきまして、進捗状況をご報告申し上げます。
現状の進捗
先週までに設計フェーズを無事完了し、現在は開発フェーズへ移行しております。進行状況は概ね計画通り進んでおり、現時点で特段の問題は発生しておりません。
課題と対応策
一部、外部パートナーとの連携においてコミュニケーション不足が懸念されております。
この課題への対応として、定例ミーティングの頻度を増やし、進捗状況の可視化を強化する予定です。
次のステップについて
週末までに開発を完了させ、テストフェーズに移行できるよう準備を進めております。
進捗の詳細につきましては、必要に応じて改めてご報告いたします。
ご多忙のところ恐れ入りますが、本内容についてご確認いただけますと幸いです。
また、ご指摘や追加で検討すべき点などがございましたら、何なりとお知らせください。
何卒よろしくお願い申し上げます。
〇〇部
〇〇
次は、お客様へのビジネスメールを添削してもらいます。
プロンプト内容例②
#依頼
以下のメールドラフトを添削し、適切なビジネスメールに改善してください。
##メールドラフト
件名: ご注文いただいた商品の発送に関するご案内
〇〇株式会社 〇〇様
いつもお世話になっております。〇〇株式会社カスタマーサポートの〇〇と申します。
このたびは弊社商品をご注文いただき、誠にありがとうございます。
ご注文いただいた商品につきまして、以下の通り発送の手配が完了いたしました。
【商品情報】
配送方法: 〇〇（追跡番号: 〇〇〇〇）
商品名: 〇〇数量: 〇〇発送日: 〇月〇日
お届け予定日は〇月〇日となりますが、交通状況や天候により遅延が発生する場合がございます。あらかじめご了承ください。
何かご不明点やご要望がございましたら、どうぞお気軽にお問い合わせください。
引き続き、〇〇株式会社をよろしくお願い申し上げます。
敬具
〇〇株式会社
カスタマーサポート部 〇〇
E-mail: support@〇〇.com
Tel: 〇〇-〇〇〇-〇〇〇〇
#役割
ビジネスメールの書き方に関する指導を行う専門家
#形式
プレーンテキスト
#ルール
– フォーマルな文体を使用
– 文体、文法、明瞭性を改善する
– 敬語や礼儀正しい表現を重視
– 誤解を避けるために、わかりやすい表現に変更すること
＃評価・改善
文法の正確性、メッセージの明瞭さ、敬語や礼儀の適切さを基準に改善を提案する
Chat GPTの回答
件名: 商品発送のご案内（追跡番号: 〇〇〇〇）
〇〇株式会社
〇〇様
平素よりお世話になっております。
〇〇株式会社カスタマーサポートの〇〇でございます。
このたびは弊社商品をご注文いただき、誠にありがとうございます。
ご注文いただきました商品の発送手続きが完了しましたので、以下の通りご案内申し上げます。
・商品情報
・配送方法: 〇〇（追跡番号: 〇〇〇〇
・商品名: 〇〇
・数量: 〇〇
・発送日: 〇月〇日
・お届け予定日: 〇月〇日
※お届け予定日は交通状況や天候により遅れる場合がございます。予めご了承くださいますようお願い申し上げます。
何かご不明な点やご要望等がございましたら、どうぞお気軽にお問い合わせくださいませ。
引き続き、〇〇株式会社をご愛顧賜りますようお願い申し上げます。
敬具
〇〇株式会社
カスタマーサポート部 〇〇
E-mail: support@〇〇.com
Tel: 〇〇-〇〇〇-〇〇〇〇
上記の回答は、箇条書きを使用していて視認性がよくなっています。丁寧かつ読みやすいメールになりました。
まとめ
メールの文章の質を上げることで、相手に与える信頼感が大きく変わります。
生成AIを活用して、自信を持って送信できるビジネスメールを作成してみてください。
