【全職種】ビジネスメールの誤送信防止！AI添削プロンプト活用ガイド

メールは仕事の基本ですが、「書き間違えた！」「相手に失礼な言い方だったかも…」「誤送信しそうになった！」
こんな風にヒヤッとした経験はありませんか？

ビジネスメールは、職種や立場を問わず、仕事の信頼や評価に直結する重要なコミュニケーション手段です。
たった一通のメールでも、表現や言い回し次第で、相手に安心感を与えることもあれば、不安や不信感を与えてしまうこともあります。

本記事では、ChatGPTなどの生成AIを使って、ビジネスメールの誤送信を防ぐプロンプトをご紹介します。
文章チェックにかかる時間を減らし、正確かつ丁寧な印象のメールを即座に作れるようになります！

メールの文章に自信がない方でも、これで安心して送信できます！

挨拶文を作成する場合はこちらをご覧ください▼

※今すぐプロンプトを確認したい方は、
下の目次から実際の「ビジネス用語解説プロンプト」をクリックするとジャンプできます！

なぜビジネスメールにAI添削が必要なのか？

ビジネスメールは、相手があなたや会社を文章だけで判断する最初の材料になります。
対面でフォローできない分、言葉選びや表現のわずかな違いが、信頼や印象に大きく影響します。

ここでは、AIチェックがあなたの仕事にもたらすメリットを紹介します。

AI添削プロンプトの効果を最大限に引き出す使い方

AIにビジネスメールを添削してもらう際は、単に「チェックして」と伝えるだけでは不十分です。
目的や状況を具体的に伝えることで、より的確で実用的なフィードバックが得られます。

たとえば、

• 「丁寧な表現に整えてください」「誤字脱字をチェックしてください」「文章の不自然な点を添削してください」など、具体的なチェック項目を指定する
• 「取引先への返信文」「上司へのお詫び文」など、シーンに合わせて指示を出す

このように、自分で必要な項目を生成AIに送信しましょう。

実際の「ビジネスメールのAI添削プロンプト」の使い方

この章では、実務でそのまま使えるプロンプトと、実際の出力例をご紹介します。

下記の手順通りに生成AIツールに入力してください。

プロンプト（指示文）の使い方

• 生成AIツールにプロンプトをコピー&ペーストする
• 自分の業務の内容に合わせて変更・入力する
• 生成AIツールにプロンプトを送信する

実際のプロンプト

送信例を、内容に合わせて自由に変更・削除してお使いください。

#依頼
以下のメールドラフトを添削し、適切なビジネスメールに改善してください。
#目的
_______________
#メールドラフト
_______________

#役割
ビジネスメールの書き方に関する指導を行う専門家
#形式
プレーンテキスト
#ルール
– フォーマルな文体を使用
– 文体、文法、明瞭性を改善する
– 敬語や礼儀正しい表現を重視
– 誤解を避けるために、わかりやすい表現に変更すること
＃評価・改善
文法の正確性、メッセージの明瞭さ、敬語や礼儀の適切さを基準に改善を提案する

今回は、Chat GPTに送信したプロンプトとその回答例を紹介します。

プロンプト内容例①
上司への社内報告メール

#依頼
以下のメールドラフトを添削し、適切なビジネスメールに改善してください。
#目的
部長への社内報告
#メールドラフト
件名: 進行中プロジェクトの進捗報告
〇〇部長
お疲れ様です。〇〇部の〇〇です。
現在進行中のプロジェクトについて、以下の通り進捗を報告します。
現状の進捗:
先週までに設計フェーズを完了、現在は開発フェーズに移行しています。進行状況は計画通り進んでおり、特に大きな問題は発生してません。
課題と対応策:
一部、外部パートナーとの連携においてコミュニケーション不足が懸念。そのため、定例ミーティングの頻度を増やし、進捗の可視化を進める予定です。
次のステップ:
今週末までに、テストフェーズに移行できるよう開発を完了させる予定です。必要に応じて進捗の詳細を別途報告します。
何かご指摘や追加で検討すべき点がございましたら、お知らせください。

#役割
ビジネスメールの書き方に関する指導を行う専門家
#形式
プレーンテキスト
#ルール
– フォーマルな文体を使用
– 文体、文法、明瞭性を改善する
– 敬語や礼儀正しい表現を重視
– 誤解を避けるために、わかりやすい表現に変更すること
＃評価・改善
文法の正確性、メッセージの明瞭さ、敬語や礼儀の適切さを基準に改善を提案する

Chat GPTの回答

件名: プロジェクト進捗のご報告について
〇〇部長
お疲れ様です。
〇〇部の〇〇でございます。
現在進行中のプロジェクトにつきまして、進捗状況をご報告申し上げます。

現状の進捗
先週までに設計フェーズを無事完了し、現在は開発フェーズへ移行しております。進行状況は概ね計画通り進んでおり、現時点で特段の問題は発生しておりません。

課題と対応策
一部、外部パートナーとの連携においてコミュニケーション不足が懸念されております。
この課題への対応として、定例ミーティングの頻度を増やし、進捗状況の可視化を強化する予定です。

次のステップについて
週末までに開発を完了させ、テストフェーズに移行できるよう準備を進めております。
進捗の詳細につきましては、必要に応じて改めてご報告いたします。

ご多忙のところ恐れ入りますが、本内容についてご確認いただけますと幸いです。
また、ご指摘や追加で検討すべき点などがございましたら、何なりとお知らせください。
何卒よろしくお願い申し上げます。

〇〇部
〇〇

プロンプト内容例②
お客様へのビジネスメール

#依頼
以下のメールドラフトを添削し、適切なビジネスメールに改善してください。
#目的
お客様へのお礼メール
#メールドラフト
件名: ご注文いただいた商品の発送に関するご案内
〇〇株式会社 〇〇様

いつもお世話になっております。〇〇株式会社カスタマーサポートの〇〇と申します。
このたびは弊社商品をご注文いただき、誠にありがとうございます。
ご注文いただいた商品につきまして、以下の通り発送の手配が完了いたしました。

【商品情報】
配送方法: 〇〇（追跡番号: 〇〇〇〇）
商品名: 〇〇数量: 〇〇発送日: 〇月〇日
お届け予定日は〇月〇日となりますが、交通状況や天候により遅延が発生する場合がございます。あらかじめご了承ください。
ご不明点・ご要望がございましたら、お気軽にお問い合わせください。
引き続き、〇〇株式会社をよろしくお願い申し上げます。
敬具
〇〇株式会社
カスタマーサポート部 〇〇
E-mail: support@〇〇.com
Tel: 〇〇-〇〇〇-〇〇〇〇

#役割
ビジネスメールの書き方に関する指導を行う専門家
#形式
プレーンテキスト
#ルール
– フォーマルな文体を使用
– 文体、文法、明瞭性を改善する
– 敬語や礼儀正しい表現を重視
– 誤解を避けるために、わかりやすい表現に変更すること
＃評価・改善
文法の正確性、メッセージの明瞭さ、敬語や礼儀の適切さを基準に改善を提案する

Chat GPTの回答

件名: 商品発送のご案内（追跡番号: 〇〇〇〇）
〇〇株式会社
〇〇様
平素よりお世話になっております。
〇〇株式会社カスタマーサポートの〇〇でございます。

このたびは弊社商品をご注文いただき、誠にありがとうございます。
ご注文いただきました商品の発送手続きが完了しましたので、以下の通りご案内申し上げます。

・商品情報
・配送方法: 〇〇（追跡番号: 〇〇〇〇
・商品名: 〇〇
・数量: 〇〇
・発送日: 〇月〇日
・お届け予定日: 〇月〇日
※お届け予定日は交通状況や天候により遅れる場合がございます。予めご了承くださいますようお願い申し上げます。

何かご不明な点やご要望等がございましたら、どうぞお気軽にお問い合わせくださいませ。
引き続き、〇〇株式会社をご愛顧賜りますようお願い申し上げます。
敬具

〇〇株式会社
カスタマーサポート部 〇〇
E-mail: support@〇〇.com
Tel: 〇〇-〇〇〇-〇〇〇〇

上記の回答は、箇条書きを使用していて視認性がよくなっています。
丁寧かつ読みやすいメールになりました。

まとめ

AIを活用することで、メールのミスを未然に防ぎ、誰でも「伝わる・信頼される」文章が書けるようになります。
特別なスキルも不要で、今日からすぐに始められるのが魅力です。

「文章チェックが苦手」「誤送信が不安」という方は、ぜひ本記事のプロンプトを活用してください！