業務マニュアルって、作るのが面倒でつい後回しにしてしまいませんか？
でも、マニュアルがないと新人教育や業務の引き継ぎが非効率…。
そこで登場するのが生成AIの力！プロンプトさえあれば、誰でも簡単にマニュアルが作れちゃいます。
この記事では、時短＆分かりやすさ重視のプロンプトを紹介します。
目次
プロンプトを使うメリット
このプロンプトを使うと、下記のメリットがあります。
- ゼロから書く必要がなくなり、作成時間を大幅に削減
- 誰が読んでも理解しやすいフォーマットで出力
- 業務ごとのテンプレート化が簡単になり、汎用性アップ
こんな人におすすめ
- バックオフィス担当
- チームリーダー
- 中小企業の経営者
- フリーランスで作業を外注している人たいマネージャー
利用シーン
- 新人研修用のマニュアル作成
- 業務の標準化プロジェクト
- 社内のナレッジ共有資料の整備
プロンプト内容
下記の手順通りに画像生成AIツールに入力をしてください。
プロンプト（指示文）の使い方
- 生成AIツールにを開き、以下のプロンプトをコピー＆ペーストする
- ＿＿欄を入力する
- 生成AIツールにメッセージ
実際のプロンプト
送信例を、内容に合わせて自由に変更・削除してお使いください。
今回はChatGPTへ送信した回答例を紹介します。
プロンプト内容例
あなたは業務マニュアルの専門家です。以下の業務について、新人でも理解できるように、ステップバイステップでマニュアルを作成してください。
【業務内容】
オンラインショップの注文処理業務
【マニュアルの条件】
- 初心者にもわかりやすい言葉で書く
- 手順は箇条書きで記載
- 各ステップの注意点やミスが起きやすいポイントも記載
- 所要時間の目安も入れる
出力形式：
注意点・よくあるミス
業務の目的
必要な準備物
業務手順（ステップごとに分けて記載）
Chat GPTの回答
【業務マニュアル】オンラインショップの注文処理業務
- 業務の目的
お客様からの注文を確認し、正確に商品を発送するための処理を行います。 - 必要な準備物
- 管理システムへのログイン情報
- 注文管理画面のURL
- 商品在庫一覧
- 発送伝票（またはシステム上の出力機能）
- 業務手順
① システムにログインする（所要時間：1分）
- URLにアクセスし、IDとパスワードを入力
- ログイン後、注文一覧ページへ進む
② 新規注文を確認する（所要時間：3分）
- ステータスが「新規」の注文をチェック
- 内容（商品名・個数・配送先）に誤りがないか確認
③ 在庫確認を行う（所要時間：5分）
- 商品が在庫にあるか確認
- 在庫切れの場合は、上司に報告
④ 発送処理を行う（所要時間：7分）
- 発送ラベルを印刷
- 商品と一緒に梱包
- 宅配業者へ集荷依頼
⑤ ステータスを「発送済」に変更する（所要時間：1分）
- システム上で注文ステータスを更新
- 注意点・よくあるミス
- 住所の表記ミスが多いため、必ず再確認する
- 注文内容と発送商品が一致しているか必ずチェック
- 在庫が曖昧な場合は、即時確認せず発送しないこと
まとめ
業務マニュアルは「仕組み化」の第一歩。AIの力でラクに、効率よく作りましょう！
このプロンプトを使えば、面倒なマニュアル作成が一気に時短できます。
