採用活動の場面では、たくさんの応募者に出会います。ですが、全員を採用することは残念ながらできませんよね。
そんな時に欠かせないのが「お祈りメール」。
これは、先行を通過できなかった応募者に感謝の気持ちを伝えつつ、お断りの意向を伝えるメールです。
お祈りメールを書くのは、実はちょっと気を使う作業です。相手の努力に敬意を払いながら、柔らかく誤解のないようにお断りを伝える・・。なかなか難しいですよね。
この記事では、採用シーンで使える「お祈りメール」の作成を手助けするプロンプトを紹介します。
このプロンプトを使えば、応募者に配慮した丁寧なメールを簡単に作ることができます。
業務効率化にもつながるので、ぜひ参考にしてみてください！
プロンプトを使うメリット
このプロンプトを使うことで、下記のようなメリットがあります。
- 迅速な作成：お祈りメールのテンプレートがすぐに作成できるため、時間を大幅に節約できます。
- 丁寧な表現：機械的にならないように、応募者の気持ちに寄り添った文面を自動で生成します。
- ミス削減：何度も同じ文章を手作業で書く必要がなく、誤字脱字のリスクが減ります。
- 柔軟なカスタマイズ：会社の方針や応募者ごとに、少しずつ文面を調整できます。
PRPSEL編集者作業時間短縮して、業務効率化が期待できます！
こんな人におすすめ
職種
- 採用担当者
- 人事担当者
利用シーン
- 多数の応募者に不採用通知を送信しなければならないとき
- 忙しい業務の中で、迅速かつ丁寧にお祈りメールを作成したいとき
- フォーマルで好印象を与えるメール文章を作りたいとき
お祈りメール作成プロンプト
下記の手順通りに生成AIツールに入力をしてください。
プロンプト(指示文)の使い方
- 生成AIツールを開き、以下のプロンプトをコピー&ペーストする
- ______欄を入力する
- 生成AIツールにプロンプトを送信する
実際のプロンプト
・企業の採用活動で求職者に対して、お断り（お祈り）メールを作成する。
#依頼詳細
・＿＿段階まで進んだが、別の候補者が選ばれたことを伝えるメールを作成する。＿＿は評価しているが、他のスキルがマッチしなかった趣旨も記載する。
#出力形式
・ビジネスメールの形式で、誠実さが伝わるような言い回しで書く。
・＿＿文字以内のメール文にしてほしい。
今回は、Chat GPTに送信したプロンプトとその回答例を紹介します。
プロンプト内容例①
#依頼
・企業の採用活動で求職者に対して、お断り（お祈り）メールを作成する。
#依頼詳細
・ 最終段階まで進んだが、別の候補者が選ばれたことを伝えるメールを作成する。
・ 人柄やコミュニケーション能力は評価しているが、他のスキルがマッチしなかった趣旨も記載する。
#出力形式
・ビジネスメールの形式で、誠実さが伝わるような言い回しで書く。
・500文字以内のメール文にしてほしい。
Chat GPTの回答
件名：採用選考結果のご連絡
〇〇様
この度は弊社の採用選考にご応募いただき、誠にありがとうございました。また、最終選考までお進みいただきましたこと、心より感謝申し上げます。
厳正な選考の結果、誠に残念ながら今回は他の候補者を採用させていただくこととなりました。
〇〇様の人柄やコミュニケーション能力には大変感銘を受けましたが、今回は他の候補者のスキルセットがよりポジションに適していると判断いたしました。 今後のご活躍を心よりお祈り申し上げます。
また、別の機会がございましたら、ぜひご応募いただければ幸いです。
末筆ながら、〇〇様のますますのご発展をお祈り申し上げます。
敬具
株式会社〇〇 採用担当 〇〇
あっという間にお祈りメールを作成してくれました。
次に、集団面接や複数名に送信するお祈りメールを作成するプロンプトを送信してみます。
プロンプト内容例②
#依頼
・企業の採用活動で求職者に対して、お断り（お祈り）メールを作成する。
#依頼詳細
・1次面接（集団面接）を受けた不採用者全員に対するメールを作成する。
・ タイトルは件名は「〇〇株式会社 一次面接結果のご連絡」とする。
・ メールは宛名が特定の個人名や複数名を示す表現を避けた表現にする。
・一次面接にご参加いただいたことへの感謝と、今回の選考結果を丁寧に伝えてほしい。
・今後の活躍を祈る言葉で締めくくる。
#出力形式
・ビジネスメールの形式。
・500文字以内のメール文にしてほしい。
Chat GPTの回答
件名: 〇〇株式会社 一次面接結果のご連絡
拝啓
この度は〇〇株式会社の一次面接にご参加いただき、誠にありがとうございました。
慎重に選考を進めた結果、誠に残念ながら今回の採用については見送りとさせていただくこととなりました。貴重なお時間を割いて面接にご参加いただき、また弊社にご関心をお寄せいただきましたこと、心より感謝申し上げます。
今回のご縁は叶いませんでしたが、貴殿の今後のご活躍をお祈り申し上げます。これからのご健勝とご成功をお祈り申し上げます。
敬具
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〇〇株式会社
人事部
まとめ
お祈りメールは、応募者への感謝の気持ちと、選考結果を誠実に伝えるための重要なコミュニケーション手段です。
今回ご紹介したプロンプトで、応募者に対して誠実なメールを迅速に作成することができます。
ぜひ活用してみてくださいね。
