読者配送が遅れてしまったけど、どう説明すればいいかわからない…
読者申し訳ない気持ちはあるけど、うまく伝わるかな…
物流業界では、配送遅延になってしまうこともありますよね。
そんなときお客様に説明するに場面に便利なのがこのプロンプトです。
感情的になりやすい場面こそ、言葉の選び方一つで信頼が守られるかどうかが変わります。
このプロンプトを使えば、お客様に配慮したやわらかく丁寧な説明文がすぐに作れます！
プロンプトを使うメリット
このプロンプトを使うと、下記のメリットがあります。
- 配慮ある丁寧な説明文がすぐに書ける
- 伝えにくい内容でも、角が立たない文章になる
- メール・電話・チャットなど媒体別にも調整可能
- 文面テンプレートとして社内でも共有できる
こんな人におすすめ
- カスタマーサポート（配送関連）
- 配車係・配送担当者
- 営業事務・受注担当
- 物流センターのクレーム対応スタッフ
- 運行管理者・現場リーダー
利用シーン
- 納期遅延が発生し、メールや電話で説明が必要なとき
- 荷物の破損・紛失などが発生し、丁寧な謝罪文が必要なとき
- 荷主やエンドユーザーへ事情を説明する文面を整えたいとき
- 新人スタッフに「正しい言い回し」を教えるテンプレを作りたいとき
プロンプト内容
下記の手順通りに画像生成AIツールに入力をしてください。
プロンプト（指示文）の使い方
- 生成AIツールにを開き、以下のプロンプトをコピー＆ペーストする
- ＿＿欄を入力する
- 生成AIツールにメッセージ
実際のプロンプト
送信例を、内容に合わせて自由に変更・削除してお使いください。
今回はChatGPTへ送信した回答例を紹介します。
プロンプト内容例
#依頼
納期遅延が発生した際に、お客様へ丁寧かつ誠実に事情を説明する文章を作成してください。
#役割
あなたは物流業界で長年対応してきたベテランのカスタマー担当です。
相手の気持ちに配慮し、謝罪の気持ちを伝えつつ、今後の対応も明記してください。
#制約
文面は200〜300文字程度。メール文として使える口調で、ビジネスマナーを守ったやわらかい表現にしてください。
#データ
内容：積み替え作業中のトラブルにより、当初5月18日着予定だった荷物が5月20日着に遅延。原因は仕分けミス。再発防止策も簡単に触れる。
Chat GPTの回答
お世話になっております。
このたびは弊社の配送遅延によりご迷惑をおかけし、誠に申し訳ございません。
5月18日着予定のお荷物につきまして、仕分け作業中の手違いにより積み替えが遅れ、5月20日の到着となります。
現在は原因を特定し、再発防止のため仕分け工程のチェック体制を強化しております。
大変恐れ入りますが、何卒ご理解賜りますようお願い申し上げます。
まとめ
謝罪やトラブルの説明は、書くのに一番気を使う作業。
でもこのプロンプトがあれば、丁寧で伝わる説明文をスピーディーに作成できます。
相手に「誠意が伝わる」対応を、AIがしっかりサポートしてくれますよ。
