読者このメール、ちょっと固すぎる？それともフランクすぎる？
こんな風に思ったことはありませんか。
相手や状況に合わせて、ちょうどいい文調でメールを書きたいけど迷う…そんなときに役立つのがこのプロンプト。
一つの内容を、「丁寧」「カジュアル」「フレンドリー」などのトーン別に自動で調整してくれるので、社内外のやり取りがスムーズに整います！
プロンプトを使うメリット
このプロンプトを使うと、下記のメリットがあります。
- 文章の書き直しに悩まなくて済む
- 丁寧すぎ・フランクすぎ問題の回避
- 社外と社内用にメールのトーンを使い分けできる
- ミスや不安が減り、時間短縮になる
こんな人におすすめ
- 営業職（社外メール多め）
- 秘書・アシスタント
- カスタマーサポート担当
- 総務・庶務
- メール文作成が苦手な方すべて！
利用シーン
- 社内外のメール文を、相手に合った文調にしたいとき
- お客様への返信メールの印象を整えたいとき
- 社内報告メールをもう少しやわらかくしたいとき
- 一つの文章を複数の口調で使い分けたいとき
プロンプト内容
下記の手順通りに画像生成AIツールに入力をしてください。
プロンプト（指示文）の使い方
- 生成AIツールにを開き、以下のプロンプトをコピー＆ペーストする
- ＿＿欄を入力する
- 生成AIツールにメッセージ
実際のプロンプト
送信例を、内容に合わせて自由に変更・削除してお使いください。
今回はChatGPTへ送信した回答例を紹介します。
プロンプト内容例
#依頼
以下のメール本文を、①丁寧（社外向け）②カジュアル（社内向け）③フレンドリー（気軽な相手向け）の3パターンに言い換えてください。
#役割
あなたはビジネス文書に精通した言語調整の専門家です。場面ごとに自然で適切なトーンに調整してください。
#制約
各文は100〜120文字以内で、敬語や語尾が場面に合うように工夫してください。
#データ
原文：昨日お打ち合わせさせていただきました件について、追加でご確認いただきたい資料を本日中に共有いただけますと幸いです。また、次回のミーティングの日程につきまして、来週水曜日の午後2時からを予定しておりますが、ご都合いかがでしょうか。ご調整いただけるようであれば、正式に招待をお送りいたします。会議資料をお送りいただけますと助かります。どうぞよろしくお願いいたします。
Chat GPTの回答
① 丁寧（社外向け・目上・取引先）
お世話になっております。
昨日の打ち合わせに関連し、ご確認いただきたい資料がございます。恐れ入りますが、本日中にご共有いただけますと幸いです。
また、次回のミーティングは来週水曜日の14時を予定しておりますが、ご都合いかがでしょうか？ご都合がよろしければ、正式にご招待をお送りいたします。
② カジュアル（社内向け・同僚）
昨日の打ち合わせの件だけど、確認してもらいたい資料を今日中にもらえると助かります。
あと、次回のミーティングは来週水曜の14時を予定してるけど、スケジュール大丈夫かな？OKならカレンダー招待送ります！
③ フレンドリー（親しい関係・軽めの口調）
昨日ありがとー！早速なんだけど、確認お願いしたい資料あるから今日中にもらえると嬉しいです！
あと、次の打ち合わせ、来週の水曜14時スタートで考えてるんだけど、その時間って空いてるかな？空いてたら予定入れるね〜！
まとめ
文章のトーンが伝わり方を左右する。
このプロンプトがあれば、相手に合わせて“言葉の温度”を調整できて、より伝わるメールが書けるようになりますよ！
