「この仕事、〇〇さんしかやり方知らない…」
そんな“属人化”による業務のリスク、あなたの職場にもありませんか？
このプロンプトを使えば、担当者の頭の中にある情報を誰でも理解できる引き継ぎメモに自動整形。
次に引き継ぐ人が迷わず行動できる、スムーズな業務移行を実現できます！
目次
プロンプトを使うメリット
このプロンプトを使うと、下記のメリットがあります。
- 引き継ぎの文章化が圧倒的にラクになる
- 「誰でも読める形式」に自動変換
- 抜け・漏れのチェックにもなる
- 共有・保管しやすい文書に統一できる
- トラブルの“引き継ぎ漏れ”を防止できる
こんな人におすすめ
- チームリーダー・マネージャー
- 総務・事務・バックオフィス職
- 業務改善・DX推進担当者
- 異動や退職を控えた担当者本人
- 人事・教育担当者（オンボーディング用にも◎）
利用シーン
- 異動・退職時の引き継ぎ文書作成
- 担当タスクの見える化と整理
- バックアップ体制づくりの一環として
- 新人への業務説明資料のテンプレ化
- 日常業務の属人化リスクの事前対策に
プロンプト内容
下記の手順通りに画像生成AIツールに入力をしてください。
プロンプト（指示文）の使い方
- 生成AIツールにを開き、以下のプロンプトをコピー＆ペーストする
- ＿＿欄を入力する
- 生成AIツールにメッセージ
実際のプロンプト
送信例を、内容に合わせて自由に変更・削除してお使いください。
今回はChatGPTへ送信した回答例を紹介します。
プロンプト内容例
#依頼
業務引き継ぎメモをわかりやすく整形してください。
#役割
あなたは業務整理と情報共有に詳しいマネジメント支援の専門家です。
引き継ぎ先の担当者がすぐに理解して行動できるように、手順・注意点・使用ツールなどを具体的に整理してください。
#制約
文体はビジネスライクに簡潔に。項目ごとに箇条書き形式で出力してください。
#データ
業務名：請求書発行業務
担当：Aさん→Bさん（経理Cも業務内容把握）
概要：毎月25日まで→顧客リストに基づいて請求書を作成・送信。Googleドライブ管理。金額と期日→2名でダブルチェック。
Chat GPTの回答
業務名： 請求書発行業務
実施担当： Bさん（引き継ぎ元：Aさん）
主な作業内容：
- 毎月25日までに顧客リストを確認
- 顧客ごとに請求書を作成し、メールで送信
- 請求書はGoogleドライブの「請求書フォルダ」に保存
使用ツール：
請求書テンプレート：Excelフォーマット（共有ドライブ内）
顧客リスト：スプレッドシート「顧客一覧」
注意点：
- 金額と支払期日を別担当者とダブルチェックする（必須）
- 顧客ごとに異なる送信先アドレスに注意する
備考：
不明点はAさんまたは経理のCさんに確認
まとめ
このプロンプトを使えば、業務の引き継ぎが“わかりやすく・共有しやすく”変わります。
チームの誰もが動ける、脱・属人化の第一歩におすすめです！
