読者収支管理って何をどう記録すればいいの？
読者他の人に説明するマニュアルを作りたいけど文章に自信がない…
そんなときに便利なのが、AIにマニュアルを書かせるプロンプトです！
収支記録の基本から運用ルールまで、読み手に合わせたやさしい言葉でマニュアルを生成してくれます。
プロンプトを使うメリット
このプロンプトを使うと、下記のメリットがあります。
- マニュアルの「たたき台」がすぐにできる
- 説明の言い回しを統一できる
- 専門用語をやさしく言い換えてもらえる
- 形式・項目が整理された読みやすいドキュメントになる
こんな人におすすめ
- 経理・総務で社内向け運用マニュアルを作る人
- 小規模事業者やNPO法人の会計担当者
- 社内で予算管理のルールを整備したいチームリーダー
- 新人教育用に「基本の収支管理」を説明したい人当者
利用シーン
- 社内や部署内の収支管理マニュアルを整備したいとき
- 外部スタッフや新入社員にルールを説明したいとき
- プロジェクト単位で収支を明確化したいとき
- チームで予算を管理し、報告の精度を上げたいとき
プロンプト内容
下記の手順通りに画像生成AIツールに入力をしてください。
プロンプト（指示文）の使い方
- 生成AIツールにを開き、以下のプロンプトをコピー＆ペーストする
- ＿＿欄を入力する
- 生成AIツールにメッセージ
実際のプロンプト
送信例を、内容に合わせて自由に変更・削除してお使いください。
今回はChatGPTへ送信した回答例を紹介します。
プロンプト内容例
#依頼
以下の条件に基づいて、社内やチーム向けに使える「収支記録マニュアル」を作成してください。
#役割
あなたは実務経験の豊富な経理担当者で、初心者にもわかりやすく説明できるマニュアル作成の専門家です。
#制約
マニュアルは見出し＋説明の形式で、やさしい言葉を使ってください。専門用語には簡単な補足をつけてください。
#出力形式
①導入（目的・概要）
②収支記録の基本ルール
③記入例
④注意点
⑤運用ルール
⑥まとめ
上記の構成で、全体で1000〜1200文字以内に収めてください。
#データ
対象：チームメンバー5〜10人の小規模事業チーム
目的：支出の抜け漏れを防ぎ、予算の使いすぎを防止したい
記録ツール：Googleスプレッドシート
想定読者：予算管理初心者
Chat GPTの回答
【はじめに】このマニュアルの目的
このマニュアルは、チーム全体で予算を正しく管理し、支出の無駄や漏れを防ぐための収支記録ルールをまとめたものです。Googleスプレッドシートを使って、誰でも簡単に記録できるようにしています。
【収支記録の基本ルール】
- 支出が発生した当日、または遅くとも翌日中に記録すること
- 記録する項目：日付／内容／金額／支払い方法／担当者名
- 収入があった場合も同様に記録（例：売上、補助金、返金など）
【記入例】
| 日付 | 内容 | 金額 | 支払い方法 | 担当者 |
|---|---|---|---|---|
| 2025/05/01 | 打合せ用ドリンク代 | ¥1,200 | 現金 | 佐藤 |
【よくある注意点】
- 金額を「税込」で記載する（税抜金額＋税は不要）
- 領収書やレシートはスキャン or 写真で保管し、フォルダにまとめる
- 支払い方法は「現金／クレカ／銀行振込」など区分して記録
【運用ルール】
- スプレッドシートは週1回以上チェックし、記録漏れがないか確認する
- 月末に簡単な集計を行い、支出合計を把握する
- 不明な支出や分類に迷った場合は、経理担当者に必ず相談する
まとめ
収支記録のルールを整えておくことで、予算管理がぐっとラクになります。プロンプトを活用して、実務に役立つマニュアル作りを進めてみてください！
