請求書の内容確認って、意外と時間がかかりますよね。
金額や日付の間違い、必要項目の記載漏れなどを見つける作業に加えて、支払期日が迫っている取引先へのリマインドも必要です。
本記事でご紹介するプロンプトを使えば、請求書をAIに読み込ませて不備を自動チェックし、そのまま取引先への期日リマインドメール文まで作成できます。
目次
プロンプトを使うメリット
このプロンプトを使うと、下記のメリットがあります。
- AIが項目の漏れや記載ミスを素早く検出
- 支払期日や金額の整合性チェックが自動化できる
- リマインド文をすぐ送れるので対応が遅れない
- 請求書管理の正確性とスピードがアップ
こんな人におすすめ
- 経理担当者
- 請求書管理を効率化したい事務スタッフ
- 支払期日の管理に追われがちな小規模事業者
利用シーン
- 請求書受領後の初期チェック
- 支払期日が迫っている取引先への連絡
- 請求書の記載漏れや金額誤りの発見
- 繁忙期に請求書処理を時短したいとき
プロンプト内容
下記の手順通りに画像生成AIツールに入力をしてください。
プロンプト（指示文）の使い方
- 生成AIツールにを開き、以下のプロンプトをコピー＆ペーストする
- ＿＿欄を入力する
- 生成AIツールにメッセージ
実際のプロンプト
送信例を、内容に合わせて自由に変更・削除してお使いください。
今回はChatGPTへ送信した回答例を紹介します。
プロンプト内容例
#依頼
以下の請求書データを読み取り、次の項目ごとに不備がないか詳細に確認してください。
確認項目：
- 請求先（会社名・担当者名）が正しく記載されているか
- 請求金額が正しい形式で記載されているか（通貨記号、カンマ区切りなど）
- 発行日・支払期日が明確に記載され、矛盾がないか
- 項目（商品・サービス名）が具体的で内訳が明記されているか
- 振込先口座情報が正確か（銀行名・支店名・口座種別・口座番号・口座名義）
- 請求書番号や管理番号が記載されているか
- 税率・消費税額が正しく計算され、記載されているか
- その他、法的に必要な項目や一般的な請求書フォーマットに沿っているか
出力形式：
- 不備がある場合：指摘内容と具体的な修正案を箇条書きで
- 不備がない場合：「不備なし」と記載
- 支払期日が本日から7日以内の場合は、取引先へ送る丁寧なリマインドメール文を作成
- メール文は件名と本文に分け、本文はビジネス文書として自然な敬語で
請求書データ：
振込先：◯◯銀行 ◯◯支店 普通口座 1234567 カ）サンプル
請求先：株式会社サンプル
請求金額：¥300,000
発行日：2025年7月1日
支払期日：2025年7月8日
項目：Webサイト制作一式
Chat GPTの回答
不備チェック結果：
- 請求先（会社名・担当者名）：会社名は記載あり。担当者名の記載なし → 担当者名を追記してください（例：「経理ご担当者様」）
- 請求金額：¥300,000 と正しい形式で記載済み → 問題なし
- 発行日・支払期日：発行日 2025年7月1日、支払期日 2025年7月8日 → 記載あり、矛盾なし
- 項目：記載は「Webサイト制作一式」となっており、作業内訳が不明確 → 項目を複数行に分け、「デザイン制作費」「コーディング費用」「テスト・納品費用」など具体的に明記してください
- 振込先口座情報：銀行名、支店名、口座種別、口座番号、口座名義の記載あり → 問題なし
- 請求書番号：記載なし → 「INV-20250701」などの請求書番号を付与してください
- 税率・消費税額：税率や消費税額の記載なし → 「税率10%」「消費税額 ¥30,000」など追記してください
- その他：会社住所や電話番号が記載されていない場合、法的要件を満たすために追加してくださいなっており、内訳が不明 → 作業項目を複数行で明記推奨
まとめ
このプロンプトを使えば、特に忙しい時期や、請求書が多い月には作業効率が大きく向上します。
経理業務の正確さとスピードを両立できる便利ツールです。ぜひ活用してください！
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