「職務記述書（ジョブディスクリプション）」を一から作るのは、時間も労力もかかる…」
そう思っていませんか？
特に採用・異動・評価制度の整備が重なる時期には、人事担当者の業務は膨大。その中でもJD作成は、「何を・どの粒度で・どう表現するか？」という高い文章力と現場理解が求められます。
そこで今回ご紹介するのが、ChatGPTを活用してJDを自動作成するプロンプトです。
誰でも簡単に、実務レベルの職務記述書が短時間で完成。他ではまだ紹介されていない「精度を上げるコツ」もあわせてご紹介します。
JD（職務記述書）とは？
採用や評価制度、社員の配置計画など、あらゆる人事業務の土台となるのが「職務記述書（ジョブディスクリプション／JD）」です。
企業の成長を支えるには、「どのポジションに、どんな役割があり、何を期待するのか」を言語化する必要があります。ここでは、JDの基本的な役割や必要性を改めておさらいしましょう。
JD（職務記述書）の役割とは
JDは、職務の定義と共通理解を生むためのドキュメントです。
社内の誰が読んでも「このポジションは何を担当するのか」が明確になるように設計されており、以下のような役割を果たします：
- 業務の範囲を明文化する
→ あいまいな業務指示やタスクの漏れを防ぐ - 部署間での業務分担を明確にする
→ 他部門との役割の重複や衝突を回避 - 従業員にとっての期待値を可視化する
→ 自分の成果責任や役割を理解しやすくなる
つまり、JD（職務記述書）は「誰が・何を・なぜやるのか」を社内で共通認識として持つための土台となるものです。
JD（職務記述書）の目的とは
JD（職務記述書）の目的は、単なる文書管理ではなく、組織運営や人事施策の精度を高めることにあります。
以下のような実務シーンで特に重要になります。
- 採用活動の精度向上
→ JDがあれば、候補者への説明が一貫し、ミスマッチを防ぎやすくなる - 人事評価制度との連携
→ 目標やKPIの設定が、実際の業務に即した形で行える - 異動・配置の最適化
→ JDをもとに「このポジションには誰が適しているか」を判断できる - キャリアパス設計や育成方針に活用
→ 各職種の成長段階や役割に応じた研修設計がしやすくなる
また、JD（職務記述書）はマネジメント層だけでなく、現場社員にとっても「目指すべき姿」が見える資料となります。
組織が大きくなるほど、JDの整備は事業成長を支える必須インフラになるのです。
ChatGPTでJD（職務記述書）を作るメリット
ChatGPTを活用すると、これまで時間をかけて手作業で作っていたJD（職務記述書）を、効率的かつ高品質に作成することが可能になります。
ここでは、「時間の短縮」と「品質の安定」という2つの観点から、具体的なメリットを紹介します。
作業効率化のメリット
ChatGPTを活用すれば、JDのたたき台を数分で生成できます。
複数職種・拠点のJDを一括で準備する際も、コピー＆調整が容易で、業務効率が飛躍的に向上します。
品質・一貫性の向上
AIにより文体や構成が統一されるため、属人化を防ぎ、ドキュメントの質が安定します。
評価制度や業務説明会でも一貫した基準で運用しやすくなるのが大きな強みです。
JD（職務記述書）自動作成プロンプトの使い方
ChatGPTを使ってJDを自動生成するためには、いくつかのポイントを押さえることが大切です。
このセクションでは、準備情報と実際のプロンプト例・出力例を詳しく紹介します。
プロンプト使用前に準備すべき情報
以下の項目がそろっていると、より精度の高いJDが生成されます。
- 職種名（例：法人営業、Webマーケター）
- 業務目的（何のために存在する職種か）
- 主な業務内容（箇条書きでOK）
- 必須スキル・歓迎スキル
- 所属部署・チーム体制（任意）
プロンプト（指示文）の使い方
- 生成AIツールにを開き、以下のプロンプトをコピー＆ペーストする
- ＿＿欄を入力する
- 生成AIツールにメッセージ
実際の「JD（職務記述書）自動作成プロンプト」
送信例を、内容に合わせて自由に変更・削除してお使いください。
今回はChatGPTへ送信した回答例を紹介します。
プロンプト送信例
以下の情報をもとに、ビジネス文書として適切な職務記述書（JD）を作成してください。文体は箇条書きとし、読みやすく整えてください。
【職種名】：法人営業
【業務目的】：新規顧客の開拓と既存顧客のLTV最大化を通じて、事業収益を拡大するため
【主な業務内容】：
- 見込み顧客へのアプローチと商談設定
- 商談資料の作成および提案活動
- 受注後のフォローアップとクロスセル提案
- 営業活動の進捗管理とCRMツールへの入力
【必須スキル】： - 法人営業経験（2年以上）
- プレゼンテーション能力
- CRMツール（Salesforceなど）の操作経験
【歓迎スキル】： - SaaS業界での営業経験
- チームリーダー経験
【所属部署】：営業部（メンバー8名）
ChatGPTの回答例
【職種名】法人営業
【業務目的】
新規顧客の開拓および既存顧客の収益最大化を通じ、事業の成長に貢献する。
【主な業務内容】
- 見込み顧客へのアプローチ（メール・電話・訪問）
- 商談の設定および提案資料の作成
- ソリューション提案とクロージング業務
- 既存顧客との関係構築と継続的な提案活動
- 売上・進捗状況のCRMツールによる管理
【必須スキル】
- 2年以上の法人営業経験
- 提案型営業の実務経験
- Salesforce等のCRMツール操作スキル
【歓迎スキル】
- SaaSプロダクトに関する知見
- チームマネジメント経験
【所属部署】
営業部（全8名、うち法人営業担当3名）
JDの質を上げるプロンプト改善ポイント
基本的なプロンプトでもJDは十分作成できますが、少しの工夫で“現場に刺さる内容”に仕上げることが可能です。
プロンプト作成時と出力後の改善方法に分けて解説します。
プロンプト入力で意識すべきポイント
- 業界や事業内容も明記
- 働き方（リモート可・フル出社など）を追加
- KPIや評価基準がある場合は明示
- レポートラインや社内連携先を記載
出力後に見直すべきポイント
- 表現が硬すぎないか・社風に合っているか
- 実際の業務フローとのズレがないか
- 他部署との業務範囲の重複がないか
- 評価制度との整合性が取れているか
まとめ
職務記述書は、採用・評価・配置のすべてを支える人事インフラです。
これまでは手作業や属人的なノウハウに頼っていた部分も、AIの力を借りることで再現性とスピードが飛躍的に向上します。
ChatGPTをうまく活用し、精度・スピード・一貫性のすべてを兼ね備えたJD作成体制を実現しましょう。
この記事のプロンプトは、あなたの人事業務の「時短＆品質アップ」にきっと役立つはずです。
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