「お断りメールを書くのが苦手…」「相手を怒らせたらどうしよう」
そんな悩み、ありませんか？
ビジネスでは、取引の辞退・依頼の拒否・面談の見送りなど、
どうしても「お断り」をしなければならない場面がありますよね。
でも、言い方を間違えると相手の気分を害してしまうリスクも。
そこで活躍するのが、Googleの生成AI「Gemini」です。
うまくプロンプトを使えば、相手を傷つけず、丁寧かつ印象よく断るメールが、誰でも簡単に作れます。
この記事では、ビジネスパーソン全般に向けて、
Geminiを活用した「お断りメール」作成のプロンプトと具体的なメール文例を紹介します。
Geminiについて詳しく知りたい方は下記の記事をご覧ください▼
なぜGeminiで「お断りメール」を作るのがオススメなの？
Gemini（旧Bard）は、Googleが開発した生成AIで、特に日本語でのビジネスメール作成において「気配り」と「自然な言い回し」に強みを持っています。
他のAI（たとえばChatGPTなど）も高性能ですが、Geminiならではの強みは以下の通りです。
Geminiが優れている3つのポイント
- 業務アシスト特化の指示が通りやすい
→ GeminiはGoogle Workspaceとの親和性が高く、Gmailやドキュメントと連携したタスクも得意。「メール文をGoogleドキュメントに整理して」などの依頼にも柔軟に対応できます。 - Google検索との連携が可能
→ GeminiはGoogleのサービスと連携しているため、リアルタイムの情報を反映した表現や言い回しが得意です。業界トレンドや相手企業の状況を踏まえた“今っぽい”文面も作成可能。 - 日本語の敬語や言い回しが自然
→ ChatGPTがやや機械的になりがちな表現でも、Geminiは日本語の細かなニュアンス（謙譲語・尊敬語など）を丁寧に使い分けます。「角が立たない断り方」が求められる場面では、この精度が特に有効です。
つまり、Geminiは単なる文章作成ツールではなく、「ビジネスの現場で気遣いを形にできるAI」なのです。
お断りメール作成プロンプト
ここからは、実際に使える「お断りメール作成のプロンプト」を紹介します。
下記の手順通りにGeminiに入力してください。
プロンプト(指示文)の使い方
- Geminiを開き、以下のプロンプトをコピー&ペーストする
- 必要な部分を変更・追加で入力する
- Geminiにプロンプトを送信する
実際のプロンプト
内容に合わせて自由に変更・削除してお使いください。
プロンプト送信例
指示
あなたは丁寧で誠実な日本のビジネスパーソンとして、相手の気分を害さない「お断りメール」のドラフトを作成してください。
条件
・相手への敬意と感謝を冒頭に含めること
・断る理由は具体的かつ、やむを得ない事情であることが伝わる表現にすること
・今後の関係性を維持するための前向きな一言（クッション言葉）を含めること
・「です・ます」調で、冷たさを感じさせない柔らかい表現を使うこと
入力項目
【相手との関係性】例：いつもお世話になっているクライアント、初対面の人、上司
【断る対象】例：新規プロジェクトの依頼、打ち合わせへの参加、飲み会の誘い
【断る理由】例：他の案件で手が回らない、スケジュールが合わない、方針が異なる
【今後の対応】例：別の担当者を紹介する、来月なら可能、今回は見送る
出力形式
- 件名
- メールの本文
- Geminiからの「ここがポイント！」解説
Geminiの回答例
件名：【ご依頼への回答】新規プロジェクトの参画につきまして
〇〇株式会社 〇〇様
いつも大変お世話になっております。
株式会社△△の[自分の名前]でございます。
この度は、素晴らしい新規プロジェクトへのお声がけをいただき、誠にありがとうございます。
貴社の新しい挑戦に私をご指名いただけたこと、心より光栄に存じます。
せっかくのご提案をいただき大変心苦しいのですが、慎重に検討いたしました結果、今回はご依頼をお受けすることが難しい状況でございます。
現在、他の大型案件が佳境を迎えており、今お引き受けしても〇〇様が期待される品質とスピードを確保することができず、かえってご迷惑をおかけしてしまうと判断いたしました。
本来であれば直接お会いしてお伝えすべきところ、メールでのご連絡となりますこと、深くお詫び申し上げます。
今回はこのような形となりますが、また別の機会にぜひご一緒させていただけますと幸いです。
今後とも、変わらぬお引き立てのほど、何卒よろしくお願い申し上げます。
【Geminiからのポイント！】
・「期待に応えられないのが申し訳ない」という理由にすることで、相手の価値を下げずに断っています。
・最後を「またの機会に」と締めることで、関係を断ち切らない工夫をしています。
まとめ
お断りメールは、書く側も受け取る側もエネルギーを使うものです。
しかし、Geminiを上手に使えば、心理的なハードルをグッと下げつつ、相手に「また声をかけよう」と思ってもらえるような丁寧な対応が可能になります。
大切なのは、AIの力を借りて「相手を思いやる時間」を作ることです。 ぜひ今回のプロンプトを辞書のように保存して、いざという時に役立ててくださいね！
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