読者会議の資料を読んだけど、結局自分が何をすればいいかわからない…
そんな経験ありませんか？
ビジネスの現場では、PDF資料や議事録を共有されたまま、タスクが明確に整理されないことが多くあります。
でも今は、生成AIを使えば“やるべきこと”を一瞬でTODOリストにまとめることが可能です。
今回は、どんな職種にも対応できる“業務整理プロンプト”をご紹介します。
日々の仕事の「情報過多」「タスク不明」状態をすっきり整理し、あなたの仕事効率を劇的にアップさせましょう！
AIでPDF・議事録を「そのまま実行できる形」に整理する方法
生成AIを使えば、もう何度も議事録を読み返す必要はありません。
議事録や共有メモを「タスクベース」に再構成することで、情報から即行動へとつなげる仕事術が手に入ります。
ここでは、なぜこのプロンプトが有用なのか、そしてどのように使えば最大限活かせるのかを詳しくご紹介します。
なぜ「タスク整理プロンプト」が重要なのか？
会議のあとに何をすればいいか不明
議事録は読んだけど、対応漏れが出がち
他人からの共有資料がふわっとしている
こんな悩みを抱える人にこそ、AIを使った「タスク抽出」が効果的です。
生成AIは、文章中に隠れた「依頼事項」「タスク」「期限」などを文脈から読み取り、実行可能なTODOリストに変換してくれます。
なお、TODOリストを整理・優先順位付けしてくれるAI活用事例はこちらで紹介しています。
気になる方はチェックしてみてください▼
実務で使える！タスク抽出プロンプト
実際に生成AIでタスク整理をするには、どんなプロンプトを使えばよいのでしょうか？
このセクションでは、実務でそのまま使えるプロンプトと、実際の出力例をご紹介します。
コピペして即試せる内容になっているので、業務でそのまま活用してみてください。
プロンプト（指示文）の使い方
- 生成AIツールにを開き、以下のプロンプトをコピー＆ペーストする
- ＿＿欄を入力する
- 生成AIツールにメッセージ
面接評価シート作成プロンプト
送信例を、内容に合わせて自由に変更・削除してお使いください。
今回はChatGPTへ送信した回答例を紹介します。
プロンプト送信例
以下の文章をもとに、やるべきタスクをリストアップしてください。
【条件】
・文章全体を読んで、タスク・依頼事項・対応すべき内容を抽出してください
・担当者や期限が記載されていれば、それも記載してください
・抜け漏れなく、過不足なくまとめてください
・形式は以下のようにしてください：
【タスク一覧】
・◯◯（担当：△△、期限：〇月×日）
・〜〜（担当：未定、期限：不明）←※このように不明な部分は明記
以下、対象テキストです：
(ここにPDFテキストを貼り付けるか、画像として読み込ませてください)
ChatGPTの回答例
【タスク一覧】
・商品Aの改良案についてチーム内ブレストを実施する（担当：山田、期限：10月20日）
・売上レポートを10月末までに提出（担当：経理部、期限：10月31日）
・新入社員向けマニュアルのドラフト作成（担当：未定、期限：不明）
・次回会議のアジェンダ案を作成（担当：佐藤、期限：10月17日）
このように、資料や議事録を読まなくても、「次にやるべきこと」が明確になります。
他の応用例：どんなシーンで役立つ？
タスク抽出プロンプトは、議事録だけでなくさまざまな業務に応用できます。
ここでは、実際のビジネスシーンでの具体的な活用例を紹介します。
職種を問わず使えるので、あなたの業務にもぴったり当てはまるはずです。
- チームリーダー向け：指示漏れチェックに
会議で出た依頼事項を全員に共有する前に、AIで抜け漏れがないかチェックできます。
- メールやチャットのログ整理にも使える
SlackやTeamsでのやり取りもコピーすれば、指示の一覧化に使えます。
- 引き継ぎ業務の整理に
退職者や異動者からの情報共有をそのままAIに整理させ、業務マニュアル化の一歩に。
まとめ
ここまで紹介したプロンプトを使えば、「情報が多すぎて整理できない」「何をすればいいか分からない」といった悩みから解放されます。
AIがやるべきことを整理してくれるので、あなたは“判断”と“実行”に集中できる。
それが、これからのスマートな働き方の第一歩です。
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